Strategi dan Pengambilan Kebijakan dalam Pelaksanaan Pengadaan dengan Menggunakan Basis Data (Si-Angsa)

Pengadaan barang/jasa pemerintah memiliki peran strategis dalam mewujudkan visi dan misi Kepala Daerah dengan nilai belanja 30% sampai dengan 40% dari total APBD dan menjadi salah satu area rawan korupsi. Untuk menciptakan tata kelola pemerintahan yang baik dalam mewujudkan good corporate governance dengan mengedepankan transparansi dan akuntabilitas serta untuk menepis adanya trust issues terhadap pengadaan barang/jasa pemerintah, maka Biro Pengadaan Barang/Jasa dan Perekonomian Setda Provinsi Bali sejak Tahun 2017 telah mengembangkan digitalisasi pengadaan barang/jasa salah satunya melalui Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa (Si-Angsa) dan terus melakukan pengembangan fitur hingga saat ini. Digitalisasi proses pengadaan barang/jasa pada Biro Pengadaan Barang/Jasa dan Perekonomian Setda Provinsi Bali merupakan salah satu faktor penting dalam pencapaian perolehan ISO 27001:2013 (Sistem Manajemen Keamanan Informasi) dan SNI ISO 37001:2016 (Sistem Manajemen Anti Penyuapan). Pemerintah Provinsi Bali juga menerima penghargaan Indonesia Government Procurement Award Tahun 2020 dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah RI (LKPP-RI) untuk kategori “Pengadaan Paling Transparan”. Si-Angsa melengkapi pengembangan e-procurement yang dikembangkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) yang terdiri dari SPSE, SiRUP, E-Katalog, E-Purchasing, SiKAP dan AMEL.
Biro Pengadaan Barang/Jasa dan Perekonomian Setda Provinsi Bali telah mencapai level kematangan kelembagaan level 3 (proaktif). Berdasarkan evaluasi tingkat kematangan kelembagaan UKPBJ yang dilakukan oleh LKPP secara berkala, pada penilaian domain sistem informasi saat ini berada pada level 3 (proaktif) dengan keberhasilan mengintegrasikan mata rantai proses pengadaan barang/jasa di tahap perencanaan, persiapan, pemilihan dan pelaksanaan kontrak. Atas pencapaian tersebut, telah banyak UKPBJ yang mengadaptasi pola modernisasi pengadaan barang/jasa termasuk pengembangan sistem Si-Angsa. Salah satu fitur yang lebih dulu dikembangkan melalui si-Angsa dan kemudian diduplikasi dan dikembangkan oleh LKPP dalam SPSE yaitu penilaian kinerja penyedia. Duplikasi yang dilakukan berupa algoritma sistem informasi untuk diterapkan di UKPBJ masing-masing, hal ini sangat memungkinkan untuk dilakukan mengingat seluruh UKPBJ telah menggunakan sistem e-procurement yang sama hasil pengembangan sistem yang dilakukan oleh LKPP, sehingga Si-Angsa mengurangi fitur yang dimiliki karena telah diakomodir dalam sistem yang digunakan secara nasional.
Pengembangan Si-Angsa saat ini meliputi beberapa fitur di antaranya: 1) Integrated System: bertujuan untuk integrasi data dengan sistem yang dikembangkan LKPP (SiRUP dan SPSE) dan 2) Data Analytic: bertujuan untuk menyajikan informasi hasil pengolahan database dalam pemantauan dan pengambilan kebijakan pengadaan barang/jasa. Adapun menu yang terdapat saat ini dalam Si-Angsa yaitu: 1) Monitoring RUP, 2) Monitoring Tender, 3) Monitoring Kontrak, 4) Paket Strategis, 5) Data SiRUP, 6) Data Tender, 7) Data Non Tender, 8) Data E-Purchasing, 9) Data Toko Daring, dan 10) Laporan Paket Strategis.
Sistem Si-Angsa merupakan dashboard hasil pengolahan data yang berasal dari database Sistem Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik (SPSE) dan Sistem Rencana Umum Pengadaan (SiRUP). Interkoneksi database tersebut melalui Application Programming Interface (API) menghasilkan informasi yang membantu dalam pengambilan keputusan. Beberapa infografis yang disajikan pada Si-Angsa berkaitan dengan indikator kinerja pengadaan barang/jasa, yaitu:

1. Waktu: Ketepatan mengumumkan RUP, Ketepatan Proses Pemilihan Penyedia, Ketepatan Pelaksanaan Kontrak.
2. Kualitas: Kualitas Tender; dan Kualitas Penawaran.
3. Anggaran: Efisiensi dari pagu: dan Efisiensi dari HPS.
4. Kepuasan Pelanggan: Kepuasan Pelanggan Internal; dan Kepuasan Pelanggan Eksternal.

Evaluasi Pengadaan Barang/Jasa yang rutin dilaksanakan secara internal didalamnya terdapat penyajian informasi yang diperoleh dari sistem Si-Angsa. Adapun informasi yang ditampilkan Si-Angsa berupa indikator kinerja pengadaan barang/jasa di Lingkungan Pemerintah Provinsi Bali Tahun Anggaran 2022 sebagai berikut:
Indikator Perencanaan / RUP:
Monitoring terhadap indikator perencanaan / RUP dilakukan secara berkala dalam 3 (tiga) bulan sekali. Data pada Si-Angsa tahun 2022 menunjukkan:

1. Pengumuman RUP tepat waktu sebesar 100%
2. Fluktuasi Perubahan RUP setelah pengumuman sebesar 48%
3. Ketepatan waktu proses Pemilihan Penyedia sejalan dengan RUP sebesar 46,1%

Berdasarkan data indikator perencanaan/RUP dapat menjadi dasar atau pedoman bagi pelaku pengadaan khususnya PA, KPA, dan PPK untuk memperbaiki proses perencanaan pengadaan sehingga meminimalisir fluktuasi perubahan RUP dan ketepatan waktu proses pemilihan menjadi optimal. Strategi yang dapat diterapkan berupa pendampingan terhadap OPD dan sosialisasi, sehingga diharapkan OPD melakukan proses persiapan pengadaan lebih awal. Hal ini dapat dituangkan dalam kebijakan berupa penerbitan SK, Surat Tugas, maupun Surat Edaran.

Indikator Proses Pemilihan Penyedia:
Monitoring terhadap indikator proses pemilihan penyedia dilakukan secara rutin. Data pada Si-Angsa tahun 2022 menunjukkan:

1. Rata-rata ketepatan waktu pemilihan sejalan dengan RUP adalah 2,24 bulan
2. Durasi Waktu Proses Tender/Seleksi adalah sebesar 55,64 hari untuk pengadaan Barang, 60 hari untuk pengadaan Pekerjaan Konstruksi, 65 hari untuk pengadaan Pekerjaan Konsultansi, dan 45 hari untuk pengadaan Jasa Lainnya.

Berdasarkan data tahun 2022 di atas terjadi kesenjangan antara permohonan proses tender/seleksi ke UKPBJ dengan yang direncanakan pada RUP, hal ini menjadi salah satu dasar untuk melakukan evaluasi pada tahap persiapan pengadaan untuk mencegah keterlambatan pengadaan dan pemanfaatan barang/jasa. Adapun strategi yang dapat diterapkan berupa diadakannya Bimtek untuk PPK, pendampingan OPD, serta diharapkan OPD melakukan proses penyiapan dokumen pengadaan lebih awal. Hal ini dapat dituangkan dalam kebijakan berupa penerbitan Surat Tugas maupun Surat Edaran.

Indikator Penyelesaian:
Monitoring terhadap indikator proses pekerjaan selesai dilakukan secara rutin. Data pada Si-Angsa tahun 2022 menunjukkan:

1. Penyelesaian Pekerjaan Tepat Waktu sebesar 69,4%
2. Partisipasi Penyedia sebesar 100%
3. Efisiensi Biaya Pekerjaan terhadap Pagu Anggaran sebesar 12,1%
4. Efisiensi Biaya Pekerjaan terhadap HPS sebesar 11,8%

Informasi yang ditampilkan pada Si-Angsa merupakan suatu bentuk keterbukaan informasi publik yang ditetapkan melalui Peraturan Gubernur. Dengan penyajian data secara realtime, publik dapat mengakses serta bersama-sama mengawasi pengadaan barang/jasa pada Pemerintah Provinsi Bali. Di samping menyajikan informasi pengadaan secara realtime, Si-Angsa merupakan early warning system untuk mengetahui trend pengadaan serta menghindari permasalahan hukum terkait pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Dengan terwujudnya transparansi dan akuntabilitas pengadaan barang/jasa melalui Si-Angsa akan meningkatkan partisipasi pelaku usaha dalam bertransaksi dengan pemerintah, sehingga menciptakan harga yang kompetitif bagi pemerintah dan berujung pada efisiensi anggaran Belanja Daerah dan dengan semakin meningkatnya partisipasi pelaku usaha kecil dan menengah maka akan dibarengi dengan penyerapan tenaga kerja dan peningkatan pertumbuhan ekonomi Provinsi Bali. Dengan adanya pengembangan Si-Angsa akan mewujudkan pengadaan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan (value for money), diukur dari aspek ketepatan kualitas, ketepatan jumlah, ketepatan waktu, ketepatan biaya, ketepatan lokasi, dan ketepatan penyedia. Melalui sistem yang telah dikembangkan, maka proses pengadaan barang/jasa dari perencanaan hingga serah terima akan terpantau, sehingga informasi efektivitas dan efisiensi belanja daerah akan dapat diukur di Tahun Anggaran berjalan, sebagai data dasar kebijakan pengelolaan keuangan daerah.